Regulamin i warunki korzystania

Usługodawcą jest Fundacja Free to Dream, adres: ul. Borowa 17, 37-400 Nisko, e-mail: info@freetodream.eu.

Aplikacja jest narzędziem analitycznym wspierającym zarządzanie finansami akademii sportowej. Służy do prezentacji, przetwarzania i prognozowania danych wprowadzonych przez Użytkownika.

Aplikacja nie jest systemem księgowym, kadrowo-płacowym ani narzędziem do prowadzenia dokumentacji podatkowej. Nie zastępuje obowiązków wynikających z przepisów o rachunkowości.

Usługa jest rozwijana w trybie pilotażowym i udostępniana „w stanie, w jakim jest", bez gwarancji przydatności do określonego celu, w granicach dopuszczalnych przez prawo.

Korzystanie z aplikacji wymaga założenia konta i zaakceptowania niniejszego regulaminu oraz zapoznania się z Polityką prywatności. Akceptacja jest zapisywana razem z datą i wersją dokumentu.

Użytkownik zachowuje w poufności dane logowania i niezwłocznie zmienia hasło w razie podejrzenia ich ujawnienia. Zalecane jest włączenie uwierzytelniania dwuskładnikowego (MFA).

Użytkownik może w każdej chwili usunąć konto w ustawieniach konta. Usunięcie konta usuwa rekord danych w chmurze, zapisane zgody i dane analityczne powiązane z kontem, z zastrzeżeniem kopii zapasowych dostawców opisanych w Polityce prywatności.

Użytkownik jest administratorem danych osobowych, które wprowadza do aplikacji, w szczególności danych zawodników, ich opiekunów prawnych, trenerów, pracowników i kontrahentów.

Użytkownik odpowiada za posiadanie ważnej podstawy prawnej przetwarzania tych danych, za spełnienie obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane dotyczą, oraz za zgodność przetwarzania z RODO i przepisami krajowymi.

Użytkownik powinien wprowadzać tylko dane niezbędne do zarządzania finansami akademii i nie wprowadzać danych szczególnych kategorii (np. o zdrowiu), chyba że jest to konieczne i zgodne z prawem.

W zakresie danych osobowych, o których mowa w § 3, Użytkownik jako administrator powierza Usługodawcy ich przetwarzanie, a Usługodawca przetwarza je jako podmiot przetwarzający. Ten paragraf stanowi umowę powierzenia przetwarzania danych.

Przedmiot i cel: przechowywanie, synchronizacja, prezentacja i analiza danych oraz — na żądanie Użytkownika — przetwarzanie ich przez funkcje AI opisane w § 5, wyłącznie w celu świadczenia usługi. Charakter: operacje zautomatyzowane. Kategorie osób: zawodnicy, opiekunowie prawni, trenerzy, pracownicy, kontrahenci. Rodzaje danych: dane wprowadzone przez Użytkownika, w szczególności imiona i nazwiska, etykiety płatników, kwoty i daty płatności, dane z faktur. Czas trwania: do usunięcia konta.

Usługodawca przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika, którym jest korzystanie z funkcji aplikacji; zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania zobowiązały się do zachowania poufności; stosuje środki bezpieczeństwa, o których mowa w art. 32 RODO (m.in. szyfrowane połączenia, uwierzytelnianie, opcjonalne MFA, zabezpieczenia na poziomie wiersza bazy danych).

Użytkownik udziela ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych w Polityce prywatności. O planowanej zmianie tej listy Usługodawca informuje z wyprzedzeniem w Polityce prywatności i wiadomością e-mail; Użytkownik może wyrazić sprzeciw, a w razie jego nieuwzględnienia usunąć konto.

Usługodawca pomaga Użytkownikowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz obowiązków z art. 32–36 RODO, zgłasza Użytkownikowi naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, a po zakończeniu świadczenia usługi usuwa dane (usunięcie konta). Na żądanie Usługodawca udostępnia informacje niezbędne do wykazania spełnienia tych obowiązków.

Asystent AI i odczyt faktur działają na kluczu API Usługodawcy u dostawcy modelu (Anthropic). Użytkownik nie podaje własnego klucza i nie ponosi kosztów wywołań. Każde konto ma limit pytań do asystenta i limit odczytów faktur; po jego wykorzystaniu funkcja jest niedostępna, a pozostałe funkcje aplikacji działają bez zmian.

Asystent AI: do modelu trafia pytanie Użytkownika oraz zanonimizowane zestawienie liczbowe akademii (sumy, marże, pseudonimy grup). Nie są przekazywane imiona, nazwiska, dane kontaktowe, numery rachunków, nazwy sponsorów ani nazwa akademii. Pytanie przechodzi przez automatyczną kontrolę wykrywającą dane osobowe; kontrola jest zabezpieczeniem, a nie gwarancją, dlatego nie należy wpisywać do asystenta danych osobowych.

Odczyt faktury: na wyraźne polecenie Użytkownika do modelu przesyłany jest CAŁY dokument PDF wraz ze wszystkimi zawartymi w nim danymi, w tym nazwą i adresem kontrahenta, numerem NIP i numerem rachunku. Użytkownik decyduje, które dokumenty przesyła, i nie powinien przesyłać dokumentów zawierających dane szczególnych kategorii.

Dostawca modelu przetwarza dane jako dalszy podmiot przetwarzający na podstawie swoich warunków komercyjnych i nie wykorzystuje ich do trenowania modeli. Usługodawca również nie wykorzystuje danych Użytkownika do trenowania modeli AI.

Wyniki AI są oznaczone jako wygenerowane, mają charakter wyłącznie pomocniczy i informacyjny. Odczytana faktura trafia do danych dopiero po sprawdzeniu i zatwierdzeniu przez Użytkownika.

Prognozy prezentowane w aplikacji są wynikiem obliczeń statystycznych wykonanych na danych historycznych wprowadzonych przez Użytkownika. Stanowią oszacowanie obarczone niepewnością, a nie zapewnienie osiągnięcia określonego wyniku.

Wyniki analiz, prognozy oraz komentarze i rekomendacje AI nie stanowią porady finansowej, inwestycyjnej, księgowej, podatkowej ani prawnej. Przed podjęciem decyzji o istotnych skutkach finansowych Użytkownik powinien zasięgnąć opinii uprawnionego doradcy.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za zakres i legalność danych wprowadzanych przez Użytkownika ani za sposób, w jaki Użytkownik wykorzystuje funkcje aplikacji, w tym funkcje AI.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za decyzje biznesowe, organizacyjne ani finansowe podjęte na podstawie danych, prognoz lub komentarzy prezentowanych w aplikacji, ani za ich skutki, w tym utracone korzyści.

Usługodawca nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności usługi ani usług dostawców zewnętrznych. Użytkownik powinien pobierać kopie zapasowe danych przed istotnymi zmianami i przed usunięciem konta.

Powyższe ograniczenia stosuje się w najszerszym zakresie dopuszczalnym przez prawo. Nie wyłączają one odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną umyślnie, odpowiedzialności wynikającej z RODO ani uprawnień, których nie można wyłączyć na mocy przepisów bezwzględnie obowiązujących, w tym przepisów chroniących konsumentów i przedsiębiorców na prawach konsumenta.

Niezależnie od zgód Usługodawca wysyła wiadomości niezbędne do świadczenia usługi: potwierdzenie konta, reset hasła, informacje o bezpieczeństwie oraz informacje o zmianach regulaminu i Polityki prywatności.

Wiadomości o nowych funkcjach i zmianach w usłudze oraz newsletter Usługodawca wysyła wyłącznie po wyrażeniu przez Użytkownika osobnej, dobrowolnej zgody. Zgodę można w każdej chwili zmienić lub cofnąć w ustawieniach konta albo linkiem „Wypisz się" w wiadomości.

Aplikacja zbiera pseudonimowe zdarzenia użycia zakładek, narzędzi i wyników działań, bez treści wprowadzanych przez Użytkownika, nazw plików, identyfikatorów rekordów i wartości finansowych. Dane służą rozwojowi produktu i są prezentowane Usługodawcy w postaci zbiorczych statystyk. Szczegóły i okresy przechowywania opisuje Polityka prywatności.

Usługodawca może zmienić regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów, zakresu usługi lub dostawców. O zmianie informuje wiadomością e-mail i komunikatem w aplikacji.

Przy pierwszym logowaniu po zmianie Użytkownik jest proszony o akceptację nowej wersji. Użytkownik, który jej nie akceptuje, może usunąć konto.

Pytania i reklamacje dotyczące usługi można zgłaszać na adres kontaktowy Usługodawcy wskazany w § 1 lub przez formularz „Zgłoś uwagi". Usługodawca odpowiada w ciągu 14 dni.

Do regulaminu stosuje się prawo polskie. Wybór prawa nie pozbawia konsumenta ochrony przyznanej mu przez przepisy bezwzględnie obowiązujące państwa jego zwykłego pobytu.